Peresmian UKII FISIP
Padang (Unand) – Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Andalas meresmikan Unit Kearsipan II sebagai bagian dari upaya memperkuat pengelolaan arsip di kampus. Peresmian tersebut dilakukan bersama Sekretaris Universitas, Dr. Aidinil Zetra, dan mencakup kegiatan penyerahan arsip statis serta pemusnahan arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan. Acara berlangsung pada Senin, 12 Agustus 2024, di ruang sidang Dekanat FISIP, dengan dihadiri sejumlah perwakilan fakultas lain serta tenaga kependidikan.
Pembentukan Unit Kearsipan II ini merupakan inisiatif Dekan FISIP, Dr. Azwar, M.Si., sebagai langkah akhir dalam masa jabatannya. Keberadaan unit ini bertujuan untuk mengimplementasikan peraturan rektor terkait pengelolaan kearsipan di Universitas Andalas. Dr. Azwar menyampaikan bahwa pendirian unit tersebut adalah wujud konkret dari komitmen FISIP dalam mendukung kebijakan universitas dan berperan aktif dalam pengelolaan arsip yang lebih sistematis.
Sebagai bagian dari persiapan pendirian unit, telah dilakukan pelatihan pengelolaan arsip untuk tenaga kependidikan di FISIP. Pelatihan ini bertujuan untuk memastikan bahwa para staf memiliki kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan program kearsipan yang direncanakan. Dr. Azwar berharap bahwa program ini dapat berlanjut dan berkembang di bawah kepemimpinan dekan baru, sehingga sistem pengelolaan arsip yang lebih baik dapat diterapkan secara berkesinambungan.
Dalam sambutannya, Sekretaris Universitas, Dr. Aidinil Zetra, mengungkapkan kebanggaannya atas berdirinya Unit Kearsipan II yang menjadi unit pertama di Unand. Beliau berharap langkah FISIP ini dapat menginspirasi fakultas lain untuk mengikuti jejak serupa. "Unit Kearsipan II ini merupakan tonggak penting dalam perjalanan Universitas Andalas untuk memperkuat pengelolaan arsip. Diharapkan, inisiatif ini dapat menjadi pemicu bagi fakultas dan unit lain di Unand," ujar Dr. Aidinil.
Arsip memiliki peran krusial dalam menjaga warisan intelektual dan sejarah, serta menjadi bukti pencapaian sebuah institusi. Pengelolaan arsip yang baik juga mencerminkan kemajuan dan capaian yang telah diraih. Dr. Aidinil menegaskan bahwa Unand berambisi menjadi pusat edukasi kearsipan di Sumatera Barat, salah satunya melalui rencana pendirian program studi kearsipan. Beliau juga menyampaikan bahwa universitas tengah berupaya mengarah ke digitalisasi arsip untuk menghadirkan sistem yang lebih modern dan efisien, dengan dukungan peningkatan jumlah arsiparis di lingkungan kampus.
Sebagai bagian dari rangkaian acara peresmian, dilakukan penyerahan arsip statis dan arsip usul musnah kepada Unit Kearsipan I untuk dilakukan peninjauan lebih lanjut sebelum proses pemusnahan. Kegiatan ini tidak hanya menjadi tanda berdirinya unit baru, tetapi juga sebagai simbol awal dari pengelolaan arsip yang lebih terintegrasi dan berstandar di FISIP dan Universitas Andalas.
Peresmian Unit Kearsipan II juga dihadiri oleh tenaga kependidikan dan perwakilan unit kearsipan dari fakultas lain di Unand. Kehadiran mereka menjadi wujud dukungan dan semangat kolaboratif untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik di seluruh lingkungan universitas.
Dengan berdirinya Unit Kearsipan II, FISIP Unand menunjukkan komitmennya untuk menjadi pelopor dalam pengelolaan arsip di kampus. Inisiatif ini diharapkan dapat menginspirasi fakultas lain untuk membangun unit serupa yang serupa, sehingga pengelolaan arsip di Universitas Andalas dapat terstruktur dengan baik di seluruh fakultas dan unit kerja.
Dalam sambutannya, Dr. Azwar, M.Si. juga menekankan pentingnya keberadaan Unit Kearsipan ini sebagai tonggak sejarah bagi FISIP, yang tidak hanya menjaga arsip fisik, tetapi juga mempersiapkan langkah-langkah menuju digitalisasi arsip. “Pengelolaan arsip yang baik adalah cerminan profesionalisme dan akuntabilitas institusi. Arsip adalah bukti perjalanan kita sebagai fakultas, dan harus dijaga dan dikelola dengan baik,” ujarnya.
Dr. Aidinil Zetra juga menggarisbawahi bahwa ke depan, Universitas Andalas akan terus mengupayakan pembaruan sistem kearsipan yang lebih modern. Salah satu caranya adalah melalui pengembangan sistem arsip digital yang memungkinkan akses dan penyimpanan arsip secara lebih praktis. Hal ini dianggap penting karena kearsipan digital akan memudahkan pencarian dan pemeliharaan dokumen penting tanpa terkendala oleh ruang penyimpanan fisik yang terbatas.
Selain itu, Dr. Aidinil mengajak seluruh civitas akademika untuk terus mendukung program kearsipan dan berkontribusi dalam mewujudkan visi universitas menjadi pusat pengelolaan arsip yang profesional di Sumatera Barat. "FISIP telah memulai langkah besar ini, dan kami berharap fakultas-fakultas lain bisa segera menyusul. Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, tetapi juga warisan pengetahuan yang harus dilestarikan," tambahnya.
Dengan adanya Unit Kearsipan II, FISIP diharapkan dapat terus mengembangkan standar pengelolaan arsip yang baik, tidak hanya dalam bentuk fisik tetapi juga dalam bentuk digital. Program ini juga sejalan dengan rencana jangka panjang Universitas Andalas untuk memperluas kapasitas dan kemampuan tenaga kependidikannya dalam hal kearsipan, sehingga mampu menghadapi tantangan zaman di era digital.
Peresmian Unit Kearsipan II di FISIP ini menjadi langkah awal yang signifikan dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang terintegrasi dan modern di Universitas Andalas. Fakultas-fakultas lain diharapkan dapat mencontoh inisiatif ini sehingga Universitas Andalas dapat menciptakan ekosistem kearsipan yang solid dan siap menghadapi kebutuhan masa depan, baik dari segi regulasi maupun teknologi.
