Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis Dan Statis
Pada hari Sabtu, tanggal 20 Juli 2024, telah diselenggarakan workshop mengenai pengelolaan arsip dinamis dan statis, bertempat di Aula Mochtar Naim, Gedung Pasca Sarjana Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Andalas, Jati, Kota Padang. Workshop mengenai pengelolaan arsip dinamis dan aktif diikuti oleh kurang lebih dua puluh delapan (28) orang peserta yang berasal dari tenaga kependidikan dilingkungan FISIP Universitas Andalas. Kegiatan workshop dimulai pukul 08:00 WIB dengan pembukaan oleh MC, Nafra Kristia Fitri, S.Pd disusul oleh sambutan dan dilanjutkan pembukaan dari Ketua Panitia sekaligus Wakil Dekan 2 FISIP Universitas Andalas, Haiyyu Darman Moenir, S.IP., M.Si. Wakil Dekan 2 FISIP Universitas Andalas, Haiyyu Darman Moenir, S.IP., M.Si menyampaikan diawal pembukaan permohonan maaf dari Dekan FISIP Universitas Andalas, Dr Azwar, M.Si yang tidak bisa hadir karena ada agenda disaat yang bersamaan. Setelah itu, Wakil Dekan 2 FISIP Universitas Andalas, Haiyyu Darman Moenir, S.IP., M.Si menjelaskan latar belakang kegiatan workshop ini disebabkan persoalan pelayanan pengelolaan administrasi masih belum maksimal dalam jangka waktu empat tahun terakhir. Oleh karena itu, kegiatan workshop mengenai pengelolaan arsip dinamis dan statis perlu diikuti dengan serius karena tujuan kegiatan tersebut diharapkan dapat menambah kompetensi terhadap seluruh tenaga kependidikan khususnya dalam pengelolaan administrasi surat menyurat. Hal ini berangkat dari kebutuhan untuk meningkatkan kualitas tata kelola administrasi yang lebih baik di FISIP Universitas Andalas.
Setelah sesi pembukaan, peserta diminta untuk melakukan pre-test mengenai pengelolaan arsip dinamis dan statis. Dalam kegiatan pre-test, setiap peserta diminta untuk menjawab secara tertulis beberapa pertanyaan terkait tata kelola arsip dengan dipandu oleh narasumber Yusmaini A.Md. Hal ini dilakukan untuk memetakan pemahaman awal yang dimiliki peserta tentang pengelolaan administrasi surat menyurat. Dari pre-test ditemukan masih ada beberapa kesalahan dalam pengelolaan arsip diantarnya pengetikan yang masih ditemukan adanya typo, kompleksitas proses alur surat walaupun sudah ada sistem e-office, sampai dengan masih panjangnya durasi waktu pengurusan surat. Setelah dilakukan brainstorming dari jawaban yang dikumpulkan dari setiap peserta, maka dilanjutkan dengan pemaparan materi pengelolaan arsip dinamis dan statis oleh narasumber yang sama.
Pada sesi berikutnya, peserta mendapatkan materi mengenai pengelolaan surat sesuai Tata Naskah Dinas (TND) yang disampaikan oleh narasumber Ahmad Husni, SE, MM. Dalam pemaparannya, narasumber Ahmad Husni, SE, MM mensosialisasikan aturan terbaru dari Universitas Andalas tentang pemberian nomor surat termasuk kode fakultas dan program studi. Aturan terbaru ini juga memuat format pengetikan tanggal surat yang berubah dengan menggunakan standar baru. Setelah itu, para peserta workshop pengelolaan arsip dinamis dan statis diminta melakukan simulasi dan praktik pembuatan surat sesuai Tata Naskah Dinas (TND). Dalam sesi praktik pengelolaan arsip aktif, peserta berkesempatan untuk bertanya langsung kepada narasumber terkait kendala yang ditemui dalam pengelolaan arsip diantaranya standar pengetikan kepala surat, nomor surat, serta kalimat baku atas pembukaan.
Pasca sesi praktik workshop pengelolaan arsip dinamis dan statis, peserta diminta melakukan post-test. Dalam kegiatan post-test yang dipandu oleh Betnanelly, S.Kom., M.Pd dan Yusmaini A.Md, setiap peserta diminta menjawab semua pertanyaan yang sama dengan kegiatan pre-test. Hasil post-test diharapkan dapat mengukur capaian keberhasilan dari masing-masing peserta sekaligus menjadi evaluasi bagi kegiatan workshop serupa. Para peserta yang berhasil menjawab pertanyaan di masing-masing sesi baik pre-test dan post-test berhak mendapat doorprize dari FISIP Universitas Andalas.
